Effectief feedback geven draait om verbinding maken

Artikel voor Auditing Network Event 2018

Gewenste effect van feedback
Iedereen geeft wel eens feedback. Regelmatig wordt dit prima ontvangen. Maar het komt ook voor dat feedback als kritiek wordt gezien, mensen zich aangevallen voelen of er lacherig op wordt gereageerd. Heb jij dat wel eens meegemaakt? Zo’n ‘lastige’ situatie met ‘lastige’ mensen, waarin je feedback niet het gewenste effect bracht? Terwijl je beoogde effect wel waardevol was. Effectieve feedback leidt tot toegevoegde waarde.

Wat zou de toegevoegde waarde kunnen zijn van effectieve feedback bij een audit? Regels dragen over het algemeen bij aan duidelijkheid en uniformiteit van een organisatie. Ook kunnen ze bijdragen aan het proces van continu verbeteren, risico’s inperken, de organisatie naar een hoger plan brengen door optimalisatie en voorkomen van fouten.

Feedback geven zonder formele macht
Maar dan moet er wel gevolg worden gegeven aan de audit zodat het tot veranderingen leidt, die waarde toevoegen. Vaak heb je als auditor niet het mandaat om zaken af te dwingen. Als je geen mandaat hebt en er worden vanuit de top geen consequenties verbonden aan het niet naleven van regels, dan wordt het belang van effectief feedback geven groter. Je zou ook kunnen zeggen dat je invloed wil uitoefenen zonder macht. Je wil de ander mee laten bewegen zodat er zaken ten goede veranderen.

Verbinding maken met de Balanstheorie
Invloed uitoefenen zonder macht, gaat om verbinding maken. Effectieve samenwerking gaat over verbinding maken. Verbinding van verschillende zienswijzen die vaak tegenover elkaar lijken te staan. Deze tegenpolen mogen in balans worden gehouden.

Ik zal dit aan de hand van een voorbeeld toelichten. Stel we gaan uit van feedback geven met als doel de organisatie te verbeteren. Wat ligt er dan op de balans?

Aan de ene kant van de balans ligt “ik” (degene die feedback geeft en de ander wil laten meebewegen, bijvoorbeeld de auditor) met zijn standpunten, zijn mening, zijn ideeën en zienswijzen van “beter”.
Aan de andere kant ligt “de ander” (degene die feedback krijgt en waar je invloed op wil uitoefenen, bijvoorbeeld degene die wordt geaudit) met zijn standpunten, meningen, ideeën en zienswijzen van “beter”.

Stel je voor dat je alleen uitgaat van je eigen standpunten, meningen en ideeën en zienswijzen van “beter”, dan kom je in de uiterste van de balans terecht. Dat betekent dat je in gezamenlijkheid alle ruimte inneemt. Deze mensen noemen we directief, drammerig, star, egoïstisch, egocentrisch etc.

Stel je voor dat je volledig meebeweegt met de standpunten van de ander, met zijn meningen, ideeën zienswijzen van “beter”, dan kom je in het andere uiterste terecht. Dan geef je in gezamenlijkheid alle ruimte weg. Deze mensen noemen we onzichtbaar, onduidelijk, met alle winden meewaaiend, afwachtend, passief etc.

Waar beweeg jij naartoe als je feedback niet het gewenste effect lijkt te hebben? Bij die ‘lastige’ mensen? Meestal raken we uit balans en komen in die situaties in één van de uitersten terecht. Herkenbaar?
En waar bevindt de ander zich dan? Precies aan de andere kant, want in een systeem is er altijd balans. Je houdt elkaar dus in balans. Dat wil niet zeggen dat jij dat zo ervaart.

Effectieve feedback gaat over verbinding maken
Effectieve feedback ofwel effectief beïnvloeden gaat dus om het maken van verbinding. Bijvoorbeeld tussen jezelf en de ander, tussen ruimte nemen en ruimte geven, tussen aandacht voor het resultaat en voor de mens, vertrouwen en controleren of effect op korte dan wel lange termijn.

Regels zijn kaderend en daarmee ruimte afbakenend. Het voordeel is uniformiteit, risicobeheersing, veiligheid en mogelijk verbetering. Hoe meer details je als auditor of organisatie invult, hoe minder ruimte je geeft voor initiatieven, voor afwijkingen en inspelen op het moment.
Verbinding betekent dus dat je je bewustworden van waar in organsiatie kaders hard zijn en waar ruimte ligt voor de ander. En ruimte creëren door je af te vragen wat het hogere doel is van de regels. En als je probeert recht op je doel af te gaan en daarin de ander ‘mee’ wil sleuren, is er geen ruimte voor de ander. Terwijl als je maar blijft meebewegen en begrip hebt voor een ander’s standpunt, je het doel uit ogen kan verliezen.
Verbinding is vrij bewegen op de balans tussen ik en jij, waarbij je continu in contact blijft met de andere kant.


About the Author

Carmen Altena

 

Be the first to comment “Effectief feedback geven draait om verbinding maken”